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广东省文件材料归档方法改革方案

日期:2010/6/23 18:22:02

1    序言

文件材料归档,既是文书处理工作的最后环节,也是档案工作的起始点。长期以来,我国的文件材料归档方法,基本上是沿用传统的“六个特征”结合运用的立卷归档方法。这种方法在我国文书工作及档案工作历史过程中曾起过积极的作用。但是,随着社会的进步和科学技术的发展,特别是电子计算机等现代办公设备在档案管理中的普遍应用以及办公自动化进程的加快,传统的立卷方法越来越显示出它的局限性。为此,有必要对传统的立卷归档方法进行改革。

 

     2    依据和目的

     2.1    依据:《中华人民共和国档案法》,《广东省档案管理规定》,国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》,《广东省国家行政机关文书立卷归档工作实施办法》;

     主要参考文献:《文书档案案卷格式》( GB9705 88 )。

     2.2    目的:通过对传统的文书立卷归档方法的继承和改革,建立一种操作简易、格式规范、便于保管和利用,同时又能充分发挥现代科学技术在档案管理中的作用的归档方法,使档案工作更适应现代化的要求,更好地为社会各方面服务。

 

     3    适用范围

     本方案适用于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织的文书材料的整理归档。实施本方案的前提是使用了电子计算机和国家档案局推荐的优秀档案管理软件。

 

     4    归档原则

     遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限、适合新技术应用的需要,便于保管和利用。

 

     5    归档要求

     5.1    按照归档范围的规定,凡应归档的文件都必须齐全完整。

     5.2    凡是原来文件上有会生锈的金属物,归档时都必须去掉,并用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝(粘)合。

     5.3    凡文件尺寸大于 A4 纸规格的,要按 A4 规格进行折叠或裁剪,小于 16 开规格及破损的要进行托裱。

 

     6    归档方法

     6.1    总的方法:顺其自然,单件归档。即顺应文件形成时的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。

     6.2    “件”的含义:

     6.2.1    单份的文件,一份文件为一件。

6.2.2    各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件。

     6.2.3    正本与定稿、正件与附件,两件作为一件。

     6.2.4    文件处理单(表)与被处理文本合为一件。

     6.3    分类

     6.3.1    由全宗单位档案室集中整理归档的,按年度——机构——保管期限逐级进行分类。

     6.3.2    由全宗单位内各部门分别整理归档的,按年度——保管期限逐级进行分类。

     6.3.3    在分“年度”时,应遵循以下方法:一般的文件材料,放在其形成年度归档;计划、预决算、总结、报告、统计报表等,应放在文件内容针对的年度;长远规划应放在文件内容针对的的头一年;多年的总结、报告,应放在文件针对的最后一年;跨年度的案件,应放在结案的一年。不同年度的文件一般应分开排放。

     6.4    档案排列

     6.4.1    由全宗单位档案室集中整理归档的,先将归档文件材料按三个保管期限分开,同一个保管期限的文件材料,按照机构——时间先后排列,并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。

     6.4.2    由全宗单位内各部门分别整理归档的,先将归档文件材料按三个保管期限分开,同一个保管期限的文件材料,按照时间先后排列,并且尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。

     6.4.3    同一文件的不同稿本,正本在前,定稿在后;不同文字的文本,原文本在前,译文本在后。

 

     7    档案编号

     7.1    归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章(格式见附件 1 ),并填写有关栏目的内容。

     7.2    档号章的项目及填写内容:

     7.2.1    全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

     7.2.2    类别号:一个立档单位不同门类档案的代号。

     7.2.3    期限:即保管期限,标注归档文件保管期限简称,永久为“永”,长期为“长”,短期为“短”。

     7.2.4    年度:填写文件内容针对的年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

     7.2.5    机构:填写文件形成或主办部门的简称或代号,不分机构编档号的单位此栏可空。

     7.2.6    件号:以年度为界线,由全宗单位档案室集中整理归档的,一个保管期限编一个大流水号;由全宗单位内各部门分别整理归档的,每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。

     7.2.7    在每年归档工作结束后,如发现有其它应归档文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

 

     8    档案装盒

     8.1    档案编号后,要按照编号顺序装入档案盒,并在盒的背脊(格式见附件 2 )上填上“档号”。档号的填写方法参见 7.2

     8.2    填写盒内备考表(格式见附件 3 )。

8.2.1    盒内文件情况说明:主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可暂不填写。

     8.2.2    整理人:填写本盒文件材料整理归档人的姓名。

     8.2.3    日期:填写归档的年、月、日。

     8.3    由全宗单位内各部门整理归档的,不同部门的档案不应装入同一盒内。

     8.4    档案盒外形尺寸采用长 300mm 、宽 220mm 的规格,厚度可根据需要设置 15mm 20mm 25mm 30mm 40mm 50mm 等多种规格。

 

     9    编制档案检索工具

     9.1    编制《档案目录》

     9.1.1    《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分构成。

     9.1.2    “目录夹封面”(格式见附件 4 )内容应包括全宗名称、类别、年度、保管期限四个基本项目,需要时还可增加其它项目;“目录夹脊背”(格式见附件 5 )项目由全宗号、类别、年度、期限组成。

     9.1.3    “归档说明”的内容包括:本年度立档单位主要工作概况,本年度内设机构及机关党、政主要领导人变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。

     9.1.4    “归档文件目录”(格式见附件 6 )应包括以下基本项目:机构、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注,需要时还可增加其它项目。

     9.1.4.1    机构:参见 7.2.5

     9.1.4.2    件号:参见 7.2.6

     9.1.4.3    责任者:制发文件的组织或个人,亦即文件的署名者或发文机关。

     9.1.4.4    文号:文件的发文字号。

     9.1.4.5    题名:即文件的标题,一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题,外加“ [    ] ”号;原文有标题但不能说明文件内容的,应重拟标题,重拟标题外加“ [    ] ”号附于原标题之后。

     9.1.4.6    日期:指文件形成的日期。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月数字的右下角加“ . ”号。

     9.1.4.7    页数:指每一份归档文件本身的有效页面数。

     9.1.4.8    备注:用以标注归档文件的变化情况或参见档号。

     9.1.4.9    “归档文件目录”至少应汇编一式二份,其中一份是作为今后进馆的移交目录。

     9.2    编制其它检索工具。各单位应根据实际需要,选择编制一些其它的档案检索工具,如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等,以方便日常手工检索。

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